Implementierung von Odoo bei einem österreichischen Handelsunternehmen für schulische Lernmaterialien 

Über den Kunde

  • Der Kunde ist ein Anbieter von Lernmaterialien für Schulen in Deutschland und Österreich.

  • Operative Schwerpunkte:

    • Vertrieb

    • Einkauf

    • Lager und

    • Buchhaltung für das österreichische Unternehmen.

  • System verarbeitet täglich zwischen 150 und 200 Aufträge.

  • Der Kunde besitzt ein eigenes 3000 Quadratmeter großes Lager.

  • 25% der Aufträge werden über Dropshipping abgewickelt.

  • Lieferantenumfang: ca. 40.

Das Ziel der Odoo v15 Enterprise-Implementierung ist die Automatisierung so vieler Prozesse wie möglich, damit die Kunden- und Auftragsbasis wachsen kann, ohne die Mitarbeiterzahl linear zu erhöhen.

Vertriebsabteilung

  • Aufträge von einen Netzwerk von Handelsvertreter in Deutschland und Österreich.

  • Angepasstes Odoo-Portal für Vertriebspartner zum Erfassen von Aufträgen, Produktrecherche und Angebotserstellung.

  • Zugang zu kundenspezifischen Daten in ihren jeweiligen Regionen.

  • Internes Vertriebsteam zur Auftragsabwicklung, Lieferkoordination, Rechnungsstellung und Einkauf.

  • Produktivitätgewinn

    • 2 Mitarbeiter im Vertriebsinnendienst sparen durch die Modernisierung des ERP-Systems jeweils eine Stunde Zeit pro Tag.

    • Bei Kosten von 35 € pro Stunde für das Unternehmen beläuft sich die Einsparung auf 16800 € pro Jahr.

    • Dabei sind die Gewinne aufgrund der eingesparten Zeit, die in die Generierung neuer Verkäufe investiert wird, noch nicht berücksichtigt.

Einkaufsabteilung

  • Integration von Odoo-Funktionen wie Bestandsverfolgung und Bestellsystem.

  • Dropshipping-Optionen mit Herstellernetzwerk.

  • Import von Einkaufspreisen aus Excel-Dateien in die Produktdatenbank.

  • Just-in-Time-Bestellrouten für ausgewählte Produkte.

  • Wöchentliche Einkaufsvorschlagsliste zur Sicherstellung der Verfügbarkeit von Produkten.

  • Produktivitätsgewinn

    • 1 Mitarbeiter in der Einkaufsabteilung sparte 1 Arbeitstag pro Woche, was bei einem Stundensatz von 35 €, 13440 € pro Jahr entspricht.

    • Darüber hinaus profitierte das Unternehmen von den Opportunitätskosten der eingesparten Zeit sowie von immateriellen Gewinnen durch reibungslose, systemgesteuerte Einkaufsprozesse.

  • Die Geschäftsleitung hat einen Echtzeit-Überblick über die im ERP offenen Bestellungen direkt im System.

Lager

  • Großes Lager für ständig verfügbare (NOS) Produkte.

  • Ausstattung: Handheld-PDAs, Etikettendruckstation, Kommissionier- und Verpackungsanlagen.

  • Lagerbewegungen (Ein- und Ausgang, interne Transfers) im Odoo-System abgebildet.

  • Aktivierung von Barcodes.

  • Produktspezifische Lagerbereiche.

  • Produktivitätsgewinn:

    • 2 Lagermitarbeiter sparten durch die Modernisierung des ERP-Systems 1 Stunde pro Tag, was einer Zeitersparnis von 480 Stunden im Laufe des Jahres entspricht.

Versand

  • Hauptversandpartner: DPD

  • Digitale Schnittstelle zwischen Odoo und DPD zur Organisation von Lieferaufträgen

Kundenservice

  • Echtzeit-Geschäftsdaten für schnelle und präzise Kundenanfragen.

  • Nutzung der Odoo-Chatter-Funktionalität für kontextbezogene Kommunikation.

  • Geschäftsvorteil:

    Schnellere Antworten auf Kundenanfragen führen zu einer höheren Kundenzufriedenheit.

Buchhaltung

  • Operative Transaktionen werden in Odoo sowohl mit Eingangsrechnungen als auch mit Ausgangsrechnungen durchgeführt.

  • Diese werden an die BMD-Software, den defacto-Standard für die österreichische Buchhaltung, übergeben, von wo aus die Bankgeschäfte synchronisiert werden.

  • Die Finanzamtsmeldungen werden von BMD aus durchgeführt.

  • Außerdem wurde in Odoo ein Modul für den Upload von e-Rechnungen an staatliche Geldgeber wie das Bildungsministerium erstellt, die mitunter für die Finanzierung von Schulanschaffungen verantwortlich waren.

Supportphase

Simplify-ERP™ ist für den Lebenszyklus-Support des ERP-Systems verantwortlich, einschließlich Kundenbetreuung, Entwicklung neuer Funktionen und Hosting.

Geschäftsergebnisse durch Odoo

Effiziente Abwicklung von Aufträgen, Einkäufen und Lagerbewegungen mit relativ kleinem Mitarbeiterstamm.

  • Insgesamt konnte durch die Implementierung von Odoo beim Kunden eine effiziente und zielgerichtete Arbeitsweise in den Bereichen Vertrieb, Einkauf, Lager und Buchhaltung erreicht werden.

  • Dank der Automatisierung wichtiger Funktionen und der Anpassung an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens, konnte die Leistungsfähigkeit der verschiedenen Abteilungen optimiert werden.

  • Das System ermöglicht es, ein hohes Auftragsvolumen mit einem relativ kleinen Mitarbeiterstamm zu bewältigen und bietet gleichzeitig einen hohen Grad an Flexibilität und Anpassungsfähigkeit.

  • Die Modernisierung des ERP-Systems führte zu einer Einsparung von 8 Stunden pro Tag, was sich auf etwa 2000 Stunden pro Jahr summiert, was bei einem Stundensatz von 35 € eine Kosteneinsparung von etwa 70.000 € bedeutet.