Die Integration von ein- und ausgehender Post ist eine der leistungsfähigsten Funktionen des Odoo Enterprise Application Framework.

In diesem Artikel helfen wir Ihnen, die Möglichkeiten der Integration Ihrer Geschäfts-E-Mails in Odoo zu verstehen.

Konfiguration

Mailserver-Integrationen werden unter Einstellungen (Debug) → Technik → Postausgangsserver, Posteingangsserver verwaltet.

Ausgehende Mails

SMTP Server

Es ist möglich, einen SMTP-Server zu definieren, der für den Versand aller Mails aus Odoo heraus zuständig ist, z.B. für die aus dem Chatter geschriebenen Mails (Send Message, Log Note etc.)

Sie benötigen die folgenden SMTP-Einstellungen, um die Konfiguration abzuschließen und die Verbindung zu testen.

• Domänenname des SMTP-Servers

• Benutzername und Kennwort

• SMTP-Anschluss

Mail Server Reputation

Um sicherzustellen, dass die Mails ihre Empfänger erreichen, ist es wichtig, SMTP-Server zu verwenden, die sich über mehrere Jahre hinweg einen guten Ruf erworben haben.

Eine gute Option in der heutigen Zeit ist die Nutzung von professionellen SMTP-Diensten wie Gmail, SendinBlue, Mailgun, smtp.com und anderen.

Eingehende Mails

Eingehende E-Mail-Dienste sind etwas komplizierter zu verstehen und zu implementieren als ausgehende, was zum großen Teil an der Vielfalt der Möglichkeiten liegt, wie sie in Geschäftsprozesse integriert werden können.

Einige der Szenarien, in denen eingehende Mails in Geschäftsprozesse integriert werden können, sind:

• Eingehende E-Mails, die automatisch in einen Sales Lead/Opportunity umgewandelt werden.

• Support-E-Mails, die automatisch in Helpdesk-Tickets für B2C-Unternehmen umgewandelt werden. Für B2B-Unternehmen können eingehende E-Mails mit bestimmten Projekten verknüpft werden.

• Alle per E-Mail eingehenden Rechnungen können automatisch in Lieferantenrechnungen umgewandelt werden.

• Stellenbewerber können unter einer einzigen ausgeschriebenen E-Mail erfasst werden.

• usw..

IMAP-Server

Obwohl die internen Mail-Bibliotheken von Odoo in der Lage sind, Mails sowohl von POP3- als auch von IMAP-Servern abzurufen, verwenden wir standardmäßig IMAP, um eine Kopie der Mails auf dem Server zu behalten.

Wie bei SMTP oben, benötigen Sie für die Authentifizierung mit IMAP die folgenden Anmeldedaten.

Domain-Name des IMAP-Servers

Benutzername und Passwort des spezifischen Postfachs, das Sie mit Odoo verbinden werden. Es können mehrere Mailboxen verbunden werden, was eine empfohlene Praxis ist.

IMAP-Port

Wenn Ihr IMAP-Server TLS/SSL unterstützt, was bei einer zunehmenden Anzahl professioneller IMAP-Anbieter der Fall ist, und dringend empfohlen wird. 

Bei der Konfiguration der Einstellungen für eingehende Mails in Ihrer Odoo-Instanz finden Sie eine wichtige Einstellung namens Aktionen bei eingehenden Mails → Neuen Datensatz erstellen. Dies ist eine wichtige Funktion von Odoo, die wir im Folgenden erläutern werden.

Abteilungs-Mailboxen

Es gibt eine Reihe von leistungsfähigen Möglichkeiten, die Posteingangsintegration von Odoo zu konfigurieren. Eine davon ist, jeder Abteilung ein eigenes Postfach zu widmen. Die üblichen Abteilungen sind:

• verkauf@ - alle Mails, die in diese Mailbox gehen, können in Opportunities/Pipeline umgewandelt werden. Dies ist eine Möglichkeit der Integration von Web-Formularen in Odoo.

• buchhaltung@ - Eingangsrechnungen per E-Mail, sowie Mails, die Zahlungen betreffen, können in dieses Postfach geleitet werden.

• einkauf@ - Wenn Ihr Unternehmen eine Reihe von Lieferanten verwaltet, kann dieses Postfach dazu verwendet werden, Angebote und Antworten auf Ihre Bestellungen zu erhalten.

• Kundensupport@ / Helpdesk@ - Dies ist ein zentrales Postfach, in dem die gesamte Kundensupport-Korrespondenz gesammelt wird.

• projekte@ - Wenn Ihr Unternehmen eine Reihe von Projekten durchführt, insbesondere für Kunden (externe Projekte, im Gegensatz zu internen Projekten), dann können Sie für jedes Projekt Aliase einrichten, z.B. prj1@example.com, prj2@example.com usw. Siehe Aliase unten.

• usw..

Alias-Adressen

Sie können eine Mailbox, z. B. projects@example.com, für alle Ihre kunden-/partner-/externen Projekt-bezogenen Mails reservieren. Konfigurieren Sie für jedes Projekt einen Alias auf Ihrem Mailserver, z. B. prj1, für die Mailbox projekte@, die dem Projekt-1 entspricht.

Alle neuen eingehenden Mails, die an die Adresse prj1@ gesendet werden, werden in neue Tasks in Projekt-1 umgewandelt. Wenn es sich bei der eingehenden Mail um eine Antwort auf eine Nachricht handelt, die aus dem Chatter eines bestehenden Tasks gesendet wurde, wird sie an den entsprechenden Task angehängt.

X-Odoo-Objekte

Der Mail-Header X-Odoo-Objects ist das Routing-Token, das verwendet wird, um eine bestimmte E-Mail, die aus einem IMAP-Postfach geholt wurde, an ein bestimmtes Odoo-Dokument anzuhängen.

Chatter und neue Objekte

Eingehende Mails können hauptsächlich 2 Aktionen ausführen:

Antworten auf Nachrichten bearbeiten, die aus dem Chatter verschiedener Odoo-Dokumente gesendet werden.

Neuen Datensatz anlegen - Eine eingehende Mail kann das Anlegen eines neuen Odoo-Datensatzes auslösen, z.B. einer Verkaufschance oder einer Lieferantenrechnung.